Informationen zu Ersuchen öffentlicher und nichtöffentlicher Stellen zur Verwendung der Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik für die Überprüfung von Personen zur Feststellung, ob diese hauptamtlich oder inoffiziell für den Staatssicherheitsdienst tätig waren.
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1. Inhalt und Adressat des Ersuchens
Zuständigen öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen werden gemäß § 19 Stasi-Unterlagen-Gesetz (StUG) auf Ersuchen für die in §§ 20 bis 23, 25, 26 StUG genannten Zwecke die erforderlichen Informationen aus Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes übermittelt. Wer für eine nichtöffentliche Stelle ein Ersuchen stellt, hat seine Berechtigung hierzu schriftlich unter Hinweis auf die Rechtsgrundlage nachzuweisen (z.B. Vorlage von Kopien von Satzungen, Registerauszügen, Nachweis über die Beschlussfassung des zuständigen Kollegialorgans, Auszug aus dem Wahlprotokoll etc.).
Bei Ersuchen zu Abgeordneten und Angehörigen kommunaler Vertretungskörperschaften ist durch die ersuchende Stelle zu belegen, dass ein Beschluss zur Überprüfung gefasst wurde bzw. ein entsprechendes Gesetz vorliegt und dass sie mit der Stellung des Ersuchens und dem Empfang der Mitteilungen des Stasi-Unterlagen-Archivs beauftragt wurde.
Sofern im kommunalen Bereich ggf. die Zuständigkeit durch landesrechtliche Vorschriften auf eine Behörde (z.B. Rechtsaufsichtsbehörde) übertragen wurde, ist im Ersuchen auf die Rechtsgrundlage hinzuweisen.
Das Ersuchen ist von der jeweils vertretungsberechtigten Person der zuständigen Stelle zu unterschreiben und an das
Bundesarchiv – Stasi-Unterlagen-Archiv 10106 Berlin
oder an eine seiner Außenstellen zu richten. In dem Ersuchen ist der Zweck zu benennen, für den die Übermittlung der Informationen begehrt wird. Das Ersuchen soll die vollständige Anschrift der ersuchenden Stelle enthalten und ggf. die Person benennen, die befugt ist, die Mitteilungen des Stasi-Unterlagen-Archivs entgegenzunehmen.
Beinhaltet die Anfrage Ersuchen zu mehreren Personen, sind die Namen alphabetisch in Listenform zu ordnen.
Bei mehr als hundert Personen empfiehlt es sich aus Gründen der Übersichtlichkeit, getrennte Ersuchen für einzelne Personengruppen an das Stasi-Unterlagen-Archiv zu richten.
Bei Überprüfungen von Personen zu verschiedenen Verwendungszwecken (z. B. Wahlbeamte, Stadträte, Ortsvorsteher) sollten gesonderte Ersuchen durch die ersuchende Stelle eingereicht werden.
Wird für bestimmte Personen eine vorrangige Bearbeitung des Ersuchens gewünscht, die über die Regelungen des § 19 Abs. 5 Nr. 3 StUG hinausgeht, ist dies begründet darzulegen. Diese Personen sind im Ersuchen einzeln zu benennen oder in einem gesonderten Ersuchen einzureichen.
2. Angaben zu den einzelnen Personen
Es sind für jede zu überprüfende Person alle Vor- und Familiennamen, auch solche aus früheren Ehen und ggf. der Geburtsname, die in der ehemaligen DDR verwendete Personenkennzahl bzw. das Geburtsdatum und der Geburtsort anzugeben. Darüber hinaus werden, soweit möglich, aus dem Zeitraum 1950 bis einschließlich 1989 alle Wohnanschriften (auch Nebenwohnungen) unter Angabe der bis zum 3. Oktober 1990 gültigen Postleitzahl benötigt.
Es sollte auch im Interesse einer zu überprüfenden Person liegen, alle erforderlichen Angaben mitzuteilen, um eine Verwechslung mit einer eventuell in den Unterlagen erfassten Person mit gleichem Namen und Geburtsdatum auszuschließen (zum Beispiel umfasst die nach Namen sortierte Kartei F 16F 16 Personenkartei, die in den Abteilung XII geführt wurde. Die F 16 diente dem zentralen Nachweis... des Staatssicherheitsdienstes allein zum Namen "Müller" ca. 100 lfd. M.).
Soweit schon einmal eine Überprüfung durch die ersuchende Stelle durchgeführt wurde, wird um Information gebeten, unter welchem Geschäftszeichen des Stasi-Unterlagen-Archivs dieses Ersuchen bearbeitet wurde.
Bei Ersuchen zu Renten- und Sicherheitsüberprüfungen mit mehr als 50 Personen wird vom Stasi-Unterlagen-Archiv die Bereitstellung der Personendaten auf Datenträgern (CD-ROM) gefordert. Es ist aber auch möglich, bereits bei einer geringeren Personenzahl die erforderlichen Daten per Datenträger zu liefern.
Wird die Bereitstellung der Daten über Datenträger vorgenommen, kann die Übersendung von Einzelblättern entfallen (siehe aber auch Punkt 3).
3. Kenntnis bzw. Einwilligung
Bei einer Überprüfung nach den §§ 20/21 Abs. 1 Nr. 6 und 7, 11 und 12 StUG (also z.B. von Abgeordneten, Berufsrichtern bzw. ehrenamtlichen Richtern oder von Beschäftigten öffentlicher Stellen, die mit der Bearbeitung von Anträgen nach den Rehabilitierungsgesetzen befasst sind) ist dies nur nach Maßgabe der dafür geltenden Vorschriften und mit Kenntnis der betreffenden Person zulässig.
Dies kann bei öffentlichen Stellen durch die Abgabe einer entsprechenden Erklärung der ersuchenden Stelle erfolgen. Die Kenntnis von Abgeordneten und Mitgliedern kommunaler Vertretungen ist durch einen aktuellen mehrheitlichen Beschluss des Gremiums zur Überprüfung belegt.
Bei Ersuchen nichtöffentlicher Stellen muss dem Stasi-Unterlagen-Archiv die unterschriebene Kenntnisnahmeerklärung vorgelegt werden. Als Beleg für die Kenntnisnahme kann auch das von der betreffenden Person unterschriebene Einzelblatt (PDF, 158 KB, Datei ist nicht barrierefrei ⁄ barrierearm) verwendet werden.
4. Form des Zugangs zu den Unterlagen (Verwendung der Unterlagen)
Grundsätzlich erfolgt die Übermittlung von Informationen aus den Unterlagen gemäß § 19 Abs. 1 StUG in Form von schriftlichen Mitteilungen. Die Möglichkeiten der Einsichtnahme oder Herausgabe unterliegen gemäß § 19 Abs. 6 und 7 StUG bestimmten Einschränkungen. Danach wird Einsicht nur gewährt, wenn Mitteilungen nicht ausreichen. Herausgegeben werden Unterlagen nur dann, wenn die ersuchende Stelle begründet darlegt, dass Mitteilung und Einsichtnahme nicht ausreichen oder die Einsichtnahme mit unvertretbarem Aufwand verbunden wäre.
5. Gebühren und Auslagen
Ersuchen öffentlicher Stellen werden gebührenfrei bearbeitet. Für die Bearbeitung von Ersuchen nichtöffentlicher Stellen werden Gebühren und Auslagen gemäß Gebühren- und Auslagenverzeichnis erhoben.
